1. Propósito
Esta política tiene como objetivo asegurar el cumplimiento de las normas antisoborno y anticorrupción, además de asegurar que los negocios de Workana se realicen con responsabilidad social.
2. Declaración de política
El soborno es el ofrecimiento, promesa, entrega, aceptación o solicitud de una ventaja como incentivo para una acción ilegal o abuso de confianza. Un soborno es un incentivo o una recompensa que se ofrece, promete o brinda para obtener una ventaja comercial, contractual, reglamentaria o personal.
Nuestra política es llevar a cabo nuestro negocio de manera honesta y ética, con cero tolerancia al soborno y la corrupción. Estamos comprometidos a actuar con profesionalismo, justicia e integridad en todas las transacciones y relaciones comerciales, ya implementar sistemas efectivos para combatir el soborno dondequiera que operemos.
Estamos comprometidos a cumplir con todas las leyes pertinentes para combatir de manera efectiva el soborno y la corrupción, en todas las jurisdicciones en las que operamos, sin excepción.
El soborno y la corrupción son delitos punibles con prisión y multa para individuo. Si se determina que hemos participado en actos de corrupción, estaremos sujetos a multas ilimitadas, exclusión de la licitación de contratos públicos y daños irreparables a nuestra reputación. Por lo tanto, nos tomamos muy en serio nuestra responsabilidad legal.
3. Alcance
3.1 ¿A quién se aplica esta política?
En esta política, los terceros se definen como cualquier persona u organización con la que usted interactúa mientras desempeña sus funciones en nuestro nombre, incluidos clientes reales y potenciales, proveedores, distribuidores, contactos comerciales, agentes, consultores, organismos gubernamentales y públicos, así como sus asesores, representantes, empleados, políticos y partidos políticos.
Esta política es aplicable a todas las personas que trabajan con nosotros, independientemente de su cargo o nivel jerárquico. Esto incluye gerentes sénior, funcionarios, directores, empleados permanentes, temporales u ocasionales, consultores, contratistas, pasantes, contratistas, de homeoffice, trabajadores ocasionales y temporales, voluntarios, pasantes, agentes, patrocinadores o cualquier otra persona asociada con nosotros o nuestras subsidiarias y sus empleados, estén donde estén. En esta política, se hará referencia a estas personas como “colaboradores”.
Esta política cubre:
- Sobornos;
- Regalos y hospitalidad;
- Facilitación de pagos;
- Contribuciones políticas;
- Contribuciones caritativas.
3.2 Sobornos
Está estrictamente prohibido que nuestros colaboradores participen en cualquier tipo de soborno, ya sea directamente o a través de terceros, como agentes o distribuidores. Enfáticamente, los colaboradores no deben ofrecer sobornos a funcionarios de gobiernos extranjeros, en ningún lugar del mundo.
3.3 Regalos y hospitalidad
Los colaboradores no deben ofrecer ni dar ningún regalo u hospitalidad:
- Que pueda considerarse ilegal o inapropiado, o que viole las políticas del destinatario; o
- A cualquier empleado público o funcionario o representante del gobierno, o políticos o partidos políticos.
- Que supere los $50 en valor por cada regalo individual o $250 en valor por cada evento de hospitalidad (sin exceder un valor total de $500 en cualquier ejercicio fiscal), a menos que sea aprobado por escrito por el gerente de los Colaboradores.
Los colaboradores no pueden aceptar ningún regalo u hospitalidad de nuestros socios comerciales si:
- Excede los $50 en valor por cada regalo individual o $250 en valor por cada evento de hospitalidad (sin exceder un total de $500 en cualquier ejercicio fiscal), a menos que el gerente del empleado lo apruebe por escrito; o
- es en efectivo; o
- Hay alguna sugerencia de que se esperará o implicará un favor de vuelta.
Cuando se requiere la aprobación de un gerente arriba, si el gerente está por debajo del nivel de Director, entonces se debe buscar la aprobación de un Director apropiado.
Si no es apropiado rechazar la oferta de un regalo, el regalo puede aceptarse, siempre que luego se declare al gerente del empleado y se done a la caridad.
Reconocemos que la entrega de regalos varía entre países y regiones, y lo que se considera normal y aceptable en un lugar puede no serlo en otro. Por lo tanto, debemos evaluar si, en todas las situaciones, el regalo o la hospitalidad es justificable y razonable. Además, es importante considerar la intención detrás del regalo.
3.4 Pagos de facilitación y sobornos
Los pagos de facilitación son un tipo de soborno realizado para acelerar o facilitar el desempeño de las funciones rutinarias de un funcionario público, y no para obtener o mantener una ventaja comercial o cualquier beneficio indebido. Estos pagos generalmente son exigidos por funcionarios de bajo nivel para brindar un nivel de servicio que debería brindarse de manera rutinaria.
Nuestra política prohíbe estrictamente el pago de pagos de facilitación. Sin embargo, reconocemos que nuestros colaboradores pueden encontrarse en situaciones en las que la seguridad personal de un empleado o su familia está en riesgo y un pago de facilitación puede ser inevitable. En tales casos, se deben seguir los siguientes pasos:
- Mantenga cualquier cantidad al mínimo;
- Crear un registro sobre el pago; y
- Reporte Inmediatamente a su gerente del incidente.
3.5 Contribuciones Políticas
En apego a nuestro compromiso con la conducta ética, nos abstenemos estrictamente de efectuar donaciones, ya sean monetarias o en especie, en apoyo de partidos políticos o candidatos. Tales acciones podrían percibirse como un intento ilícito de obtener una ventaja injusta en el ámbito empresarial.
3.6 Contribuciones caritativas
El apoyo caritativo y las donaciones son aceptables (y de hecho se recomiendan), ya sean servicios en especie, conocimientos, tiempo o contribuciones financieras directas. Sin embargo, los colaboradores deben tener cuidado de asegurarse de que las contribuciones caritativas no se utilicen como un plan para ocultar el soborno. Solo hacemos donaciones benéficas que son legales y éticas según las leyes y prácticas locales. No se debe ofrecer ni realizar ninguna donación sin la aprobación previa del Departamento de Compliance. Todas las contribuciones caritativas deben divulgarse públicamente.
4. Tus responsabilidades
Asegúrese de leer, comprender y cumplir plenamente con esta política.
Prevenir, detectar y denunciar el soborno y otras formas de corrupción es responsabilidad de todos los colaboradores y bajo nuestro control. Como colaborador, debe evitar cualquier actividad que pueda conducir a, o sugerir, una violación de esta política.
Si sospecha o cree que ha ocurrido o puede ocurrir un conflicto o incumplimiento de esta política en el futuro, debe notificar a su gerente, al Departamento de Compliance o al canal de denuncia lo antes posible.
Cualquier colaborador que viole esta política se enfrentará a medidas disciplinarias, incluida la posibilidad de despido por falta grave. Nos reservamos el derecho de terminar nuestra relación contractual con cualquier otro trabajador que incumpla esta política.
5. Mantenimiento de registros
Debemos mantener registros financieros y controles internos que documenten el propósito comercial legítimo de cualquier pago realizado a terceros.
Debe declarar y mantener un registro escrito de todas las hospitalidades o regalos aceptados u ofrecidos, que estarán sujetos a revisión gerencial.
Todos los reclamos por gastos relacionados con regalos, hospitalidad o pagos a terceros deben presentarse de acuerdo con nuestra política de gastos y deben incluir una justificación clara del gasto.
Todas las cuentas, facturas, memorandos u otros registros relacionados con nuestras interacciones con terceros, como proveedores, clientes o contactos comerciales, deben prepararse meticulosamente y mantenerse con precisión y exhaustividad. Prohibimos mantener cuentas fuera de los libros para facilitar u ocultar pagos poco éticos.
6. Informe de inquietudes
Nos tomamos muy en serio cualquier sospecha de negligencia y lo alentamos a que plantee sus inquietudes lo antes posible. Si no está seguro de si un acto en particular constituye soborno o corrupción, o si tiene otras preguntas o inquietudes, no dude en plantearlas a su gerente, al equipo de Compliance o a través de nuestro canal de denuncia.
7. Qué hacer si eres víctima de soborno o corrupción
Si un tercero le ofrece un soborno, le pide que haga uno, sospecha que esto puede suceder en el futuro o cree que es víctima de otra forma de actividad ilegal, es crucial que informe el incidente de inmediato. Puede hacerlo poniéndose en contacto con el Departamento de Compliance o con el canal de denuncia.
8. Protección
Los colaboradores que se niegan a aceptar u ofrecer un soborno, o aquellos que plantean inquietudes o denuncian las malas acciones de otros, a veces pueden sentirse preocupados por las posibles consecuencias negativas. Alentamos la franqueza y apoyamos plenamente a cualquier persona que plantee inquietudes genuinas de buena fe en virtud de esta política, incluso si resultan estar equivocadas.
Nos comprometemos a garantizar que nadie sufra ningún trato perjudicial por negarse a participar en un soborno o corrupción, o por informar de buena fe cualquier sospecha de un soborno real o potencial u otro delito de corrupción, o cualquier ocurrencia futura de dicha actividad. El trato perjudicial incluye el despido, la acción disciplinaria, las amenazas o cualquier otro trato desfavorable asociado con la presentación de una inquietud. Si cree que se ha enfrentado a dicho tratamiento, debe informar de inmediato al Departamento de Compliance o al canal de denuncia.
9. Formación y comunicación
Todos los empleados nuevos recibirán capacitación sobre esta política como parte de su proceso de inducción. Se proporcionará capacitación regular y relevante sobre la implementación y el cumplimiento de esta política a todos los empleados existentes.
Nuestra política de tolerancia cero con respecto al soborno y la corrupción se comunicará a todos los proveedores, contratistas y socios comerciales al comienzo de nuestra relación comercial con ellos y, posteriormente, según sea necesario.
10. Responsabilidad por la Política
La junta directiva es la última responsable de asegurar que esta política cumpla con nuestras obligaciones legales y éticas y que todos los colaboradores la cumplan.
El Departamento de Compliance es el principal responsable de implementar y monitorear la efectividad de esta política. También están disponibles para resolver cualquier duda o inquietud acerca de su interpretación La gerencia en todos los niveles es responsable de garantizar que sus subordinados conozcan y comprendan esta política. Deben proporcionar una formación adecuada y periódica para garantizar el cumplimiento.
11. Seguimiento y revisión
El Departamento de Compliance es responsable de monitorear y revisar periódicamente la efectividad de esta política, considerando su adecuación e idoneidad. Cualquier área identificada para mejorar se abordará de inmediato. Nuestros sistemas y procedimientos de control interno también se someterán a auditorías periódicas para garantizar su eficacia en la prevención del soborno y la corrupción.
Es responsabilidad de todos los colaboradores apoyar y cumplir con esta política informando cualquier sospecha de maldad o peligro.
Se invita a los colaboradores a comentar esta política y sugerir formas de mejorarla. Cualquier comentario, sugerencia o consulta puede dirigirse al Departamento de Compliance.
Esta política no forma parte del contrato de trabajo de ningún empleado y puede ser modificada en cualquier momento.